Registrera, ändra och avregistrera UBO:er i det holländska UBO-registret

Uppdaterad den 8 september 2025

När du äger ett holländskt företag måste du ta hänsyn till att du officiellt måste registrera alla så kallade "Ultimate Beneficial Owner(s)" för ditt företag i det holländska UBO-registret. Dessa är i allmänhet styrelseledamöter och aktieägare, förutsatt att de uppfyller vissa kriterier. Intercompany Solutions har skaffat sig många års erfarenhet av att etablera holländska företag för utländska entreprenörer och många andra relaterade frågor, såsom finansiella, juridiska och administrativa tjänster. Dessa tjänster kan hjälpa dig att uppnå betydande framgång och samtidigt följa nederländska lagar och regler.

Som sådan kan vi också hjälpa dig med eventuella ytterligare uppgifter du kan stöta på på din väg till holländsk företagsetablering. Att registrera, ändra eller avregistrera UBO är också en del av vår servicerepertoar. Vi är övertygade om att alla typer av affärsexpansion bör genomföras på ett korrekt och lönsamt sätt. Det är därför vi konsekvent strävar efter att hjälpa utländska entreprenörer att etablera sin närvaro i Nederländerna på ett stabilt och lönsamt sätt. Om du någon gång skulle vilja veta mer om vad vi gör, fråga oss gärna om en förpliktande professionell rådgivning. 

Varför måste UBO:er vara registrerade i Nederländerna?

UBO-registret har varit aktivt sedan den 27^th i mars 2022. Registrering av Ultimate Beneficial Owners (UBO) i Nederländerna är väsentligt för att förbättra transparens och ansvarsskyldighet i affärsaktiviteter. Detta beror på det faktum att alla viktiga personer som antingen driver ett företag, eller är en betydande intressent i ett företag, hålls ansvariga för alla åtgärder som vidtas genom företaget. I enklare ordalydelse: det är lättare att hålla makthavarna ansvariga för sina handlingar på det här sättet. Denna åtgärd överensstämmer med EU:s förordningar, särskilt EU:s anti-penningtvättsdirektiv (AMLD), och tjänar flera viktiga syften, som vi kommer att lista nedan. 

1. Bekämpa ekonomiska brott

UBO-registret hjälper till att bekämpa penningtvätt, till att börja med. Genom att identifiera de individer som i slutändan drar nytta av finansiella transaktioner eller affärsaktiviteter, kan UBO-registret noggrant övervaka vad individer gör exakt via företagets medel. Utöver det motsätter sig UBO-registret aktivt terrorfinansiering, genom att öka transparensen för att förhindra missbruk av finansiella system för kriminella ändamål. Dessutom bekämpar registret passivt skatteflykt och bedrägerier. Detta görs genom att ge myndigheterna en tydlig bild av ägarstrukturer för att minska illegal verksamhet.

2. Främja transparens

UBO-registret avslöjar individerna bakom företag, partnerskap, stiftelser och andra juridiska personer, vilket minskar möjligheten att använda komplexa ägarstrukturer för att dölja olaglig verksamhet. Det tillåter allmänheten, journalister och andra företag att få tillgång till viss UBO-information, vilket skapar förtroende och förtroende i affärsmiljön. På så sätt vet du omedelbart vem du gör affärer med, om deras meritlista är ren och om du till och med bör anstifta någon form av potentiellt partnerskap, utan att utsätta din nuvarande verksamhet för risker.

3. Att uppfylla EU-krav

UBO-registret är mandat av EU som en del av dess bredare anti-penningtvättsramverk. Efterlevnad säkerställer att Nederländerna uppfyller sina skyldigheter som EU-medlemsstat och undviker sanktioner eller ryktesrisker. Så om du har några ambitioner som innebär att starta ett företag i Nederländerna som kan bli inblandat i kriminell verksamhet, bör du varnas. Registret syftar aktivt till att eliminera alla företag eller intressenter som vill sätta andra i konkurs på olagliga, orättvisa eller på annat sätt skändliga sätt. EU har sin europeiska inre marknad, där varor och tjänster handlas fritt. Och EU vill behålla det så. 

4. Underlätta due diligence för företag

Due diligence är en mycket viktig del av att göra affärer på ett pålitligt sätt. Due diligence innebär i grunden att du gör en del efterforskningar av potentiella affärspartners, kunder och investerare. Att göra ett felaktigt val i endera riktningen kan potentiellt involvera dig i elaka affärer, så det är bäst att se till att du vet vem du har att göra med. Finansiella institutioner, jurister och andra enheter kan komma åt UBO-registret för att uppfylla Know Your Customer (KYC) och due diligence-krav. Denna process säkerställer att företag är medvetna om de enheter och individer de engagerar sig med, vilket minskar exponeringen för finansiella och juridiska risker.

5. Förbättra rättvis konkurrens

Rättvis konkurrens ligger till grund för ett rättvist och jämlikt kapitalistiskt samhälle. Kapitalism handlar inte bara om att tjäna pengar; tvärtom. Det faktum att vissa individer anstiftar något nytt skapar nya affärs- och sysselsättningsmöjligheter direkt, vilket potentiellt kan få samhällen att frodas. Öppenhet om ägande och kontroll motverkar oetiska affärsmetoder och skapar lika villkor för ärliga företag. För när någon gör något olagligt kommer det att registreras, på grund av att man kan känna till UBO:erna för vilket företag som helst.

Viktiga uppgifter om UBO-registret

Det holländska UBO-registret (Ultimate Beneficial Owner) är ett system utformat för att öka transparensen om de individer som i slutändan äger eller kontrollerar företag och andra juridiska personer i Nederländerna. Det är en del av EU:s anti-penningtvättsdirektiv och syftar till att bekämpa ekonomiska brott som penningtvätt och finansiering av terrorism. Vi har redan diskuterat detta kort ovan, men det är alltid värt att nämna att UBO-registret syftar till jämlikt och ärligt företagande. Det är också ett sätt att undvika för stora monopol, som omedelbart kan utplåna små (men inte desto mindre lönsamma och ärliga) företag. Så låt oss börja.

Vem kvalificerar sig som UBO?

Så efter allt det här snacket om UBO-registret, fallgroparna och vinsterna som kommer från att vara en UBO, undrar du förmodligen över vad en UBO egentligen är. Så en UBO är en person som äger eller kontrollerar mer än 25 % av ett företag eller juridisk person, antingen genom äganderätt eller rösträtt. Så om du äger eller kontrollerar mer än 25 % av ett företag är du officiellt en UBO. Icke desto mindre finns det några föreslagna uppdateringar som syftar till att inkludera individer med exakt 25 % ägande eller rösträtt, vilket breddar definitionen för att förbättra täckningen. Så det är inte över 25 % längre, utan upp till 25 % för att inte vara en UBO. Observera att det kan verka som en kraftfull sak att vara en UBO, men det finns vissa skyldigheter när man kvalificerar sig som en UBO. Det finns till exempel vissa registreringskrav. 

Registreringskrav och konsekvenser vid bristande efterlevnad

Så företag och juridiska personer måste registrera uppgifterna om sina UBO:er i den holländska handelskammarens UBO-register. Detta inkluderar identifierande information om UBO, såsom namn, födelsedatum och arten av deras ägande eller kontroll. När man inte gör detta kan det få allvarliga återverkningar. Vikten av att veta vem som äger majoriteten av ett företag ligger i hur denna person bedriver verksamhet. Om det är lagligt utfört och hanterat är det inga problem alls. Men om en UBO överskrider vissa juridiska gränser kan de möta efterlevnadsproblem och efterföljande påföljder. Vilket i Nederländerna uppgår till administrativa påföljder, till att börja med. Du kan få en påföljd som uppgår till administrativa böter på upp till 21,750 XNUMX euro. Det finns också ytterligare påföljder för bristande efterlevnad, såsom ett föreläggande att följa under hot om ytterligare böter.

Vid sidan av administrativa böter finns även straffrättsliga påföljder. Detta beror på att bristande efterlevnad kan anses utgöra ett ekonomiskt brott enligt lagen om ekonomiskt brott. Potentiella konsekvenser av att bryta mot denna lag inkluderar böter, samhällstjänst eller till och med fängelse i allvarliga fall, särskilt om falsk information lämnas under registreringen. Myndigheter övervakar aktivt efterlevnaden för att säkerställa transparens och för att förhindra missbruk av företagsstrukturer för olaglig verksamhet som penningtvätt eller skatteflykt.

Aktuella efterlevnadssiffror

I mars 2024 hade cirka 80 % av juridiska personer i Nederländerna uppfyllt registreringskravet. Som vi diskuterade tidigare kan bristande efterlevnad leda till böter eller andra påföljder. På en sida begränsades tillgången till UBO-registret tillfälligt på grund av integritetsproblem efter ett EU-domstolsutslag. Vissa enheter som banker, notarier och försäkringsbolag har dock återfått tillgång i mitten av 2024, vilket gör det möjligt för dem att effektivt uppfylla skyldigheterna för due diligence. Dessutom kommer företag från juni 2024 att kunna erhålla certifierade utdrag från UBO-registret för att visa att de uppfyller Know Your Customer-kraven (KYC). UBO-registret är i linje med internationella ansträngningar för att förbättra företagens transparens och minska ekonomiska brott. Även om det är effektivt för att främja ansvarsskyldighet, har det ställts inför utmaningar, särskilt när det gäller att balansera transparens med integritetsproblem. Detta är fortfarande ett pågående problem, som dock bör lösas inom en relativt kort tidsram.

Enheter som måste registrera en UBO

Det är mycket viktigt att veta vilken typ av enhet som ska registrera en UBO. I samtliga fall handlar det om en enhet som är inblandad i affärsverksamhet. Det handlar bland annat om:

• Företag (BV, NV och mer)
• Stiftelser och föreningar
• Partnerskap (allmänna, begränsade eller professionella)

Undantag gäller för enskild firma, börsnoterade företag och vissa föreningar utan full rättskapacitet. När du väl har registrerat en UBO, tänk på att vissa uppgifter, som namn och ägarandelar, är offentligt tillgängliga för att främja transparens. Alla uppgifter offentliggörs dock inte. Viss privat information, såsom bostadsadresser, är endast tillgänglig för auktoriserade enheter som notarier och finansinstitut. För detaljerad vägledning tillhandahåller den holländska handelskammaren officiell dokumentation och stödverktyg för UBO-registrering. Du kan också hänvisa till rådgivningstjänster av företag som Intercompany Solutions, som har erfarenhet av företagens efterlevnad.

Registrera UBO i registret

Finns det personer som är slutgiltiga ägare i din organisation, men som ännu inte är listade som UBO i UBO-registret? Då är det här du registrerar dessa personer. Att registrera en Ultimate Beneficial Owner (UBO) i Nederländerna innebär att man skickar in specifik information om de individer som i slutändan äger eller kontrollerar ett företag eller annan juridisk person. Denna process säkerställer efterlevnad av föreskrifter mot penningtvätt och förbättrar företagens transparens. Nedan finns en detaljerad översikt över stegen och kraven för UBO-registrering. Kom ihåg: det är så startups och småföretagare skyddas.

Steg för UBO-registrering

För att avgöra vilka som är UBO i ditt företag förklarar den holländska regeringen tydligt hur man identifierar de individer som kvalificerar sig som UBO:er. Dessa kan definieras som de som:

• Direkt eller indirekt äger mer än 25 % av aktier eller röster
• Utöva kontroll på andra sätt, såsom avtal eller påverkan

För att registrera en UBO för ditt företag finns det några grundläggande steg du måste ta. Vi kommer att beskriva dessa steg nedan.

1. Samla in nödvändig information:

Följande information om UBO:erna måste tillhandahållas:

• Fullständigt namn
• Födelsedatum och nationalitet
• Bostadsadress (som inte kommer att göras allmänt tillgänglig)
• Typ och omfattning av ägande eller kontroll, uttryckt i procent
• Dokumentation till stöd för informationen, såsom aktieägaravtal och giltig legitimation

2. Skicka informationen till den holländska handelskammaren (KvK)

• Registrering görs genom KvK, antingen online eller personligen, eller med hjälp av ett specialiserat företag som t.ex. Intercompany Solutions. 
• Företag måste fylla i UBO-registreringsformuläret som tillhandahålls av KvK

3. Verifiering av den holländska handelskammaren (KvK)

När du har gjort allt detta verifierar den holländska handelskammaren informationen innan du uppdaterar UBO-registret. Vissa fält, såsom omfattningen av ägandet, är offentliga, medan privata uppgifter förblir begränsade.

4. Underhåll och uppdatera den tillhandahållna informationen

Företag är ansvariga för att hålla UBO-uppgifter uppdaterade. Eventuella förändringar i ägande eller kontroll måste rapporteras snabbt och korrekt. 

Ändra UBO i registret

Utöver att registrera UBO kan du även rapportera ändringar i UBO-registret. Det kan handla om förändringar som till exempel innebär det intresse som UBO:er har i din organisation, och möjligheten att skärma av UBO:s personuppgifter. Att ändra de ultimata fördelaktiga ägarna (UBO) som är registrerade för en holländsk enhet innebär uppdatering av informationen i UBO-registret som upprätthålls av KvK. Detta är väsentligt när det sker en förändring i ägande, kontroll eller strukturen i enheten. Vi kommer att beskriva stegen och viktiga överväganden för att uppdatera UBO-information nedan.

1. Identifiera förändringarna inom ditt företag

Den viktigaste delen är att tydligt bestämma vilka förändringar som kommer att ske. Finns det en ny UBO som behöver registreras? Sedan görs detta via det vanliga registreringsförfarandet. Men det kan finnas andra förändringar, till exempel förändringar i antalet intressenter eller andelen av deras intressenter. Du kan också bestämma vilka individer som inte längre är UBO:er och identifiera de nya UBO:erna baserat på ägande eller kontroll som överstiger tröskeln på 25 %.

2. Samla in nödvändig dokumentation

Du kommer då att behöva förbereda dokumentation som styrker förändringen, såsom uppdaterade aktieägaravtal, styrelsemötesprotokoll eller annan juridisk dokumentation som bekräftar den nya strukturen. Det är förresten skillnad på offentlig och privat data. All uppdaterad offentlig information, såsom namn och omfattning av ägandet, kommer att vara tillgänglig för allmänheten. Men privata data, som bostadsadresser, förblir konfidentiella och är endast tillgängliga för auktoriserade enheter.

3. Meddela KvK

När du har samlat in all nödvändig dokumentation måste du lämna in den uppdaterade UBO-informationen till KvK. Detta kan vanligtvis göras online eller personligen, eller via en pålitlig partner i Nederländerna när du är en utländsk entreprenör och de nödvändiga åtgärderna är för komplicerade för dig. Du kommer att behöva inkludera samma uppgifter som krävs under den första registreringen, som består av namn, födelsedatum och nationalitet för UBO, och arten av ägande och kontroll.

4. Skicka in ändringsbegäran

Du, eller det företag som du anlitat för att ta hand om sådana ärenden, kommer att behöva använda KvK:s specifika blanketter för UBO-uppdateringar. Se till att informationen är korrekt och fullständig för att undvika förseningar i behandlingen. Vill du ändra en utländsk privatadress för en UBO till en holländsk privatadress eller till en annan utländsk adress? Du behöver då använda blankett 18: Tillägg till annat handelsregister för detta. Under verifieringsprocessen kommer KvK att granska de inlämnade ändringarna. När allt är godkänt kommer UBO-registret att visa den uppdaterade informationen. Se alltid till att du följer holländska lagar angående UBO. Detta innebär att du måste säkerställa löpande övervakning och snabb rapportering av framtida ändringar för att undvika påföljder. 

Observera också att ändringar av UBO-data måste rapporteras i ett UBO-utdrag inom 7 dagar efter att de har blivit giltiga. Tidig rapportering är avgörande. Förändringar måste meddelas så snart de inträffar. Som redan diskuterats ovan kan företag som inte rapporterar ändringar drabbas av böter, administrativa påföljder eller skada på rykte. För mer information eller support, ger den holländska handelskammarens webbplats detaljerade guider och kontaktalternativ. Professionella rådgivare, t.ex Intercompany Solutions, kan hjälpa till med komplexa UBO-ändringar eller efterlevnadsproblem

Avregistrering av UBO:er

Du kan även avregistrera personer i UBO-registret när de inte längre anses vara en UBO. Om en person inte längre är en UBO ska du även anmäla detta inom 7 dagar i ett UBO-utlåtande. När du avregistrerar UBO:er, var uppmärksam på om du måste registrera andra UBO:er i UBO-registret. För att avregistrera en UBO i Nederländerna måste du följa proceduren för att uppdatera eller ta bort UBO-information i KvK:s UBO-register. Avregistrering sker när någon inte längre kvalificerar sig som en UBO, till exempel när de säljer sina aktier, överför sina rösträtter eller avgår från en kontrollerande position. Nedan har vi listat stegen och nyckeldetaljerna för UBO-avregistreringsprocessen för din bekvämlighet.

1. Verifiera ändringarna

Det första du behöver göra är att säkerställa att individen inte längre uppfyller UBO-kriterierna, som motsvarar det tidigare nämnda ägandet eller kontrollen på mer än 25%. Om en aktieägare till exempel lämnar företaget eller de säljer en del av sina aktier och inte uppfyller kriterierna längre.

2. Meddela KvK

När du vet vem du ska avregistrera som UBO måste du lämna in en begäran till KvK om att ta bort individens uppgifter från UBO-registret. Detta kan vanligtvis göras online eller personligen, eller av en kvalificerad tredje part som kan hjälpa dig med detta. Du behöver alltid använda UBO-uppdaterings- eller borttagningsformuläret som tillhandahålls av KvK.

3. Tillhandahåll nödvändig dokumentation

Du behöver då samla in alla nödvändiga underlag, såsom uppdaterade aktieägaravtal, överlåtelsehandlingar eller företagsbeslut. Du måste lämna in bevis på förändringen, som dokument som styrker överlåtelse av aktier eller andra förändringar i företagets struktur, för att avregistreringsprocessen ska slutföras.

4. Bekräftelse på avregistrering

När handelskammaren har verifierat informationen kommer den att uppdatera UBO-registret och ta bort individens uppgifter. Observera att du också måste rapportera sådana förändringar omedelbart för att förbli i överensstämmelse med lagen, som med UBO-registrerings- och ändringsprocesserna. Utöver det måste ett företag också uppdatera sina interna register och meddela relevanta intressenter, såsom banker, om det behövs. När det gäller integritet kommer avregistrerade UBO:er inte längre att ha några uppgifter synliga i det offentliga registret. Historiska register kan dock förbli tillgängliga för auktoriserade enheter för due diligence-ändamål. Underlåtenhet att avregistrera individer som inte längre är UBO:er kan resultera i böter eller straff, eftersom det kan ge en felaktig representation av företagets ägar- och kontrollstruktur. För detaljerad vägledning, den holländska handelskammarens webbplats och juridiska rådgivningsföretag som t.ex Intercompany Solutions kan ge specifika instruktioner och formulär som behövs för avregistrering

Utmaningar och bekymmer

Även om UBO-registret har betydande fördelar, har det väckt farhågor om integritet och datasäkerhet. En del UBO-information är offentlig, vilket har lett till debatter om att balansera transparens med individuella integritetsrättigheter. Systemet har justerats för att hantera dessa problem, som att begränsa allmänhetens tillgång till vissa känsliga uppgifter. För mer information om logiken och hur UBO-registret fungerar, ger resurser som den holländska handelskammaren (KvK) och EU:s rättsliga ramverk ytterligare insikter. Naturligtvis, Intercompany Solutions kan även bistå dig med alla ärenden gällande UBO-registrering, avregistrering och förändringar inom ditt företag.

Vill du etablera ett holländskt företag? Se till att du registrerar alla UBO också

Intercompany Solutions är specialiserad på holländsk företagsetablering, men vi kan erbjuda dig ett mycket bredare utbud av tjänster än bara det. Förutom att införliva och registrera ett företag i Nederländerna åt dig, kan vi också hjälpa dig med många extra uppgifter som att ansöka om tillstånd, skaffa visum och en mängd administrativa uppgifter som din skattedeklaration och hjälpa till med juridiska frågor. Att registrera, ändra och avregistrera UBO är heller inga problem för oss att hantera. När du bestämmer dig för att starta ett holländskt företag kommer vi att be dig om några standarddokument som inkluderar en giltig form av identifiering, ditt fullständiga namn och födelsedatum, företagets föredragna namn och den holländska företagsregistreringsadressen. Med dessa dokument kan vi gå till en notarius publicus och etablera ditt företag, men vi kan också direkt ordna många andra viktiga saker, som att öppna ett holländskt bankkonto och se till att du är korrekt listad som en UBO i det holländska registret. 

De tjänster som vi kan erbjuda dig

Intercompany Solutions har hjälpt hundratals utländska entreprenörer från över 50 olika nationaliteter. Våra kunder sträcker sig från små enmansstartups till multinationella företag och allt däremellan. Våra processer riktar sig till utländska entreprenörer och som sådana vet vi de mest praktiska sätten att hjälpa till med din företagsregistrering. Vi kan hjälpa till med hela paketet med företagsregistrering i Nederländerna:

• Företaget etablerar sig i Nederländerna
• Ansökan om moms eller EORI-nummer
• Ansökan om olika tillstånd
• Starthjälp
• Administrativa tjänster
• Sekreterartjänster
• Juridisk assistans
• Skatte- och redovisningstjänster
• Allmän affärsrådgivning

Vi förbättrar ständigt våra kvalitetsstandarder för att ständigt leverera oklanderliga tjänster. 

Behöver du registrera, ändra eller avregistrera en UBO? Intercompany Solutions kan hjälpa dig

Intercompany Solutions har hjälpt tusentals utländska entreprenörer från alla möjliga områden och länder med etableringen av ett holländskt företag. Vi vet, som ingen annan, hur vi ska hantera inkorporeringsprocessen snabbt och korrekt. Eftersom vi har varit verksamma inom detta arbetsområde i många år har vi också byggt upp ett omfattande nätverk av yrkesverksamma som kan hjälpa oss när som helst med alla frågor eller funderingar du kan ha. Detta innebär också att vi kan erbjuda en av de snabbaste nederländska företagsregistreringsprocedurerna som finns tillgängliga för närvarande. Om du har alla nödvändiga dokument till hands och kan skicka dessa till oss bör hela processen inte ta mer än bara några arbetsdagar. I de flesta fall tar det 1-3 dagar, och du är redo att börja göra affärer direkt.

Vi arbetar för fasta priser, som vi självklart kommer att diskutera med dig innan vi börjar arbeta för dig. Du kan redan starta ett holländskt företag för €1499 all-in, vilket betyder att det inte finns några dolda avgifter alls. Ett annat plus är att processen kan avslutas helt på distans, om du kan ge oss en fullmakt. Detta sparar dig mycket tid och pengar, eftersom du inte behöver resa fysiskt till Nederländerna för att etablera ditt nya företag. Om du vill veta mer om våra tjänster, gå gärna in på vår hemsida för mer detaljerad information. Du kan också alltid kontakta oss direkt, så hjälper vi dig sedan vidare.