Den skattemässiga lagringsskyldigheten enligt nederländsk lag

Uppdaterad 26 juni 2023

När du startar ett holländskt företag måste du följa alla nederländska lagar som reglerar affärsmiljön. En av sådana lagar är den så kallade skattemässiga lagringsskyldigheten. Detta säger dig i huvudsak att du behöver arkivera din företagsadministration under ett visst antal år. Varför? Eftersom detta gör det möjligt för de nederländska skattemyndigheterna att kontrollera din administration när de finner det lämpligt. Skattelagringsskyldigheten är en juridisk skyldighet som gäller för alla företagare i Nederländerna. Om du är van vid att arbeta med ganska gamla filer och sätt att arkivera din administration kan detta visa sig vara en stor utmaning. Det finns till och med en god chans att du, utan att veta om det, inte uppfyller lagringsskyldigheten.

Den skattemässiga lagringsskyldigheten säger i huvudsak att alla företagare i Nederländerna är juridiskt skyldiga att behålla administrationen av sitt företag i sju år. Observera att för vissa handlingar gäller lagringstiden på sju år, men för andra tio år. Dokumenten måste också förvaras på ett sätt som gör det möjligt för inspektörer från de nederländska skattemyndigheterna att enkelt kontrollera administrationen inom rimlig tid. I den här artikeln kommer vi att beskriva vad den skattemässiga lagringsskyldigheten innebär för ditt företag, hur du kan hålla dig till den och vilka fallgropar du ska se upp med.

Information om skattelagringsskyldigheten

Som vi redan förklarat ovan har alla nederländska företagsägare den rättsliga skyldigheten att erbjuda de nederländska skattemyndigheterna möjligheten att kontrollera administrationen för upp till sju år sedan. Det gäller basdata om dina ekonomiska utgifter och intjäning, såsom huvudboken, din lageradministration, kund- och leverantörsreskontra, köp- och försäljningsadministration samt löneadministration. Så alla pengar som går ut och in under ett visst räkenskapsår, som löper från den 1^st januari till den 31^st av december. Du måste komma ihåg att detta innebär att varje enskild holländsk företagare måste kunna visa all data från de senaste sju (eller tio) åren, under en stickprovskontroll av skattemyndigheten. Slumpmässigt innebär att de kan komma förbi oanmälda, så man behöver i allmänhet alltid vara förberedd.

Det finns många möjliga orsaker till att en kontroll sker, även om det ibland bara sker som en allmän revision. Skattemyndigheten kan helt enkelt besluta att du behöver en periodisk kontroll, för att försäkra dig om att du gör allt lagligt och har din administration uppdaterad. Dessa kontroller sker slumpmässigt, men inte särskilt ofta. I andra fall finns det mest en tydlig anledning till att skattemyndigheten bestämmer sig för att kolla upp dig. Du har till exempel lämnat in deklarationer som skattemyndigheten finner misstänkta. Eller så kan du tänka dig en utredning, som skatteinspektören utför hos någon av dina leverantörer, eller en affärspartner eller annan inblandad tredje part. Inspektören begär då tillgång till din administration, och ser om han kan upptäcka fel eller oegentligheter. Det är därför bokhållare och revisorer ofta påpekar för sina kunder att det är mycket viktigt att driva en väl utformad och kortfattad administration.

Inte bara för att skattemyndigheten kan komma och dyka ner i din administration utan på grund av andra förmåner specifikt för dig och ditt företag. Om du har en gedigen administration ger detta dig inblick i dina ekonomiska siffror. Du kan se det lite parallellt med en hushållsbok: du övervakar alla pengar som kommer in och går ut. Det betyder att du vet exakt var det finns problem, till exempel när du spenderar mer på tillgångar än du faktiskt tjänar. Trots att chansen kanske inte är stor att en besiktningsman knackar på din dörr är det ändå klokt att ha ordning på administrationen. För företagare är redovisning också en pålitlig källa till siffror för att fatta välgrundade beslut. Det betyder att det är lättare att bestämma när man ska investera i något nytt, i motsats till att investera mindre och tjäna mer pengar under en period istället. Det ger dig en övergripande syn på lönsamheten för ditt företag, vilket är mycket viktigt om du vill nå genuin framgång.

När tillämpar du lagringsplikten på 10 år?

Som vi kort nämnt ovan är den ordinarie lagringstiden 7 år. I vissa fall kommer företagare att behöva lagra information och data några år längre, nämligen 10 år. En av de situationer då denna förlängda förvaringsskyldighet gäller är när du äger eller hyr en kontorsbyggnad, eller annan typ av verksamhetslokal. Uppgifterna om fast egendom är föremål för en lagringsskyldighet på tio år, så om du äger någon form av egendom via ditt företag omfattas du av den längre lagringstiden. Detsamma gäller när ditt företag tillhandahåller, eller är involverat i att tillhandahålla, radio- och tv-sändningstjänster, elektroniska tjänster och/eller telekommunikationstjänster och även har valt det så kallade OSS-systemet (One-Stop-Shop). Tänk på att det faktiskt är fullt möjligt att göra överenskommelser med skattemyndigheten om vissa regler eller arrangemang, som t.ex.

• Hur detaljerad administrationen ska vara
• Det sätt på vilket journalerna förs
• Bevara andra data än basdata under en kortare tid

Behåll och uppdatera även, om tillämpligt, tidsregistreringen för "basdata" för det årliga företagsskatteavdraget. Detta gäller även för att hålla en bra milregistrering. Du bör behålla en för att använda din privata bil i affärer, eller tvärtom: när du använder din affärsbil endast för affärer och aldrig privat.

Vem ska ha en administration, exakt?

En av de första frågorna man kan ställa sig är vem som är skyldig att ha en förvaltning i minst 7 år? I verkligheten är varje enskild företagare skyldig att göra det. Det spelar ingen roll hur stort eller litet ditt företag är: skyldigheten vilar på varje holländsk företagare. Du behöver inte bara ha en förvaltning utan förvaltningen ska också hållas på ett sätt som gör att skattemyndigheten kan kontrollera den. Så det finns några regler och förordningar inblandade, vilket innebär att din administration måste vara korrekt enligt holländsk lag. Du behöver denna administration för att korrekt lämna in en momsdeklaration och deklaration av gemenskapsinterna leveranser (ICP), men också för att kunna bedriva din verksamhet på rätt sätt. Generellt sett innebär det att du behöver behålla alla originalhandlingar, så att du kommer att kunna visa upp dem för skatteinspektören när han/hon utför en kontroll.

Vem är befriad från att föra fullständiga momsregister?

Det finns några företagare som inte behöver föra fullständiga momsregister:

• Företagare som endast tillhandahåller momsbefriade varor eller tjänster
• Juridiska personer som inte är företagare, men som har ett momsregistreringsnummer

Ytterligare administrativa skyldigheter

Äger du ett företag som handlar med marginalvaror? Då gäller ytterligare administrativa skyldigheter för dig. Vad är marginalvaror? Marginalvaror är i allmänhet använda (begagnade) varor som du har köpt utan att betala moms. Under vissa förutsättningar kan även följande varor betraktas som marginalvaror:

• Konst
• Antikviteter
• Samlarföremål som du köper eller importerar med moms.

Vad faller under kategorin begagnade varor?

Begagnade varor är alla varor som du kan använda igen, efter reparation eller inte. Observera att alla varor som du köper av en privatperson alltid är begagnade varor, även om de aldrig har använts. Till begagnade varor räknas även varor som har fötts upp i egen regi eller som i fråga om hästar. När du handlar med marginalvaror måste du föra register. Detta beror på att handeln med marginalvaror är föremål för allmänna administrativa skyldigheter. Utöver detta gäller andra regler för din administration av marginalvaror. Köp och försäljning av marginalvaror ska givetvis föras i ditt register. För dessa varor finns det två olika metoder för att uppnå detta:

• Du räknar ut momsen per enskild vara, och håller koll på köp och försäljning per vara i din administration. Skatteverket kallar detta för individmetoden.
• Du beräknar momsen på den totala vinstmarginalen i en deklarationsperiod. Vi kallar detta för globaliseringsmetoden.

Båda metoderna är föremål för ytterligare administrativa skyldigheter. Så vilken metod använder du? Denna fråga kan besvaras genom att konstatera att det beror på vilken typ av varor vilken metod du får använda. Globaliseringsmetoden är obligatorisk för följande varor:

• Transportmedel, såsom bilar, motorcyklar, cyklar, mopeder och husvagnar
• Kläder
• Möbler
• Böcker och tidskrifter
• Foto-, film- och videoutrustning
• Videoband, DVD, musikkassetter, CD, LP, etc.
• Musikinstrument
• Hushållsprodukter
• Elektriska apparater
• Husdjur
• Konst, antikviteter och samlarföremål (under vissa förutsättningar, som tidigare nämnts)

Globaliseringsmetoden är också obligatorisk för de delar, tillbehör och förnödenheter som används i dessa varor, eftersom de utgör en integrerad del av marginalvarorna själva. Så även om du sätter ett nytt avgasrör på din begagnade bil så kommer det att vara en del av marginalen (bilen).

Varor som inte är kvalificerade som marginalvaror

Handlar du med andra varor än marginalvaror? Menar du att dina varor inte är kvalificerade som begagnade? Då behöver du tillämpa den individuella metoden, till skillnad från globaliseringsmetoden. Globaliseringsmetoden låter dig kvitta negativa vinstmarginaler mot positiva vinstmarginaler. Detta är dock inte tillåtet med den individuella metoden. I vilket fall som helst är det fullt möjligt att be de nederländska skattemyndigheterna att ändra metoder, närhelst du tror att detta kommer att passa dig. Endast i de fall då du är auktionsförrättare, eller en mellanhand som agerar på uppdrag av dig som auktionsförrättare, får du inte tillämpa globaliseringsmetoden. Detta kan bero på att en auktionsförrättare fungerar som mellanhand mellan köpare och säljare och därmed inte kan ses som ägare till föremålet. Du kan också sälja marginalvaror med moms. Du kan faktiskt välja att sälja marginalvaror med moms. Du kan läsa vad du behöver göra i din administration under Administrativa konsekvenser vid försäljning enligt det normala momssystemet.

Exakt de dokument du behöver behålla under en viss tidsram

Som vi tidigare nämnt behöver du bevara alla grunduppgifter om ditt företags administration under en period av 7 år, för att skattemyndigheten ska kunna kontrollera uppgifterna. Perioden på 7 år börjar när det aktuella värdet av en vara eller tjänst löper ut. För att kunna förklara vad 'aktuell' betyder i detta sammanhang kan vi använda exemplet med ett billeasekontrakt. Föreställ dig att du leasar en bil under en period av 3 år. Så länge kontraktet är aktivt ses varan eller tjänsten som aktuell. Med uppsägning av kontraktet används dock varan eller tjänsten inte längre i det ögonblicket och kvalificerar sig därför som förfallen. Detsamma gäller situationen när du gör en slutbetalning för att betala något (av). Från det ögonblicket måste du lagra data om denna vara eller tjänst i 7 år i följd, eftersom det är då lagringsperioden faktiskt börjar. Naturligtvis vill du veta vilka dokument och vilka data du behöver för att arkivera. Grunddata består generellt av följande:

• Huvudboken
• Aktieadministrationen
• Inköps- och försäljningsadministrationen
• Kundreskontra- och leverantörsreskontraadministrationen
• Löneadministrationen

Utöver ovan nämnda grunddata måste du ta hänsyn till att du även måste behålla alla stamdata. Masterdata avser ämnen som information om dina gäldenärer och borgenärer och artikelfiler. Observera att alla mutationer i stamdata måste kunna spåras i efterhand.

Rätt sätt att lagra fakturor

En viktig del av lagringsskyldigheten är det specifika sätt på vilket uppgifter tas emot och lagras. Enligt lagbestämmelserna för just detta ämne ska du föra böcker, dokument och databärare som är viktiga för beskattningen på exakt samma sätt som du har fått dem. Så, i sitt ursprungliga tillstånd, vilket betyder den primära registreringen av källdata. Det betyder att ett digitalt mottaget dokument också måste lagras digitalt, vilket kan verka kontraintuitivt i början, eftersom lagring av data fysiskt brukade vara normen så länge. Detta gäller inte längre. Till exempel behöver en offert eller faktura som du får via e-post lagras som en digital fil, eftersom det ursprungliga sättet du fick den på är digitalt. Enligt lagringsskyldighetens regler får du endast lagra denna offert eller faktura digitalt.

En annan sak du bör göra är att lagra källan till filen du fick, bredvid att lagra varje digital fil digitalt. Det räcker inte att bara spara själva fakturan, eftersom skattemyndigheten vill att du ska kunna bevisa att fakturan efter mottagandet inte har justerats av dig för hand. Så du inser detta genom att inte bara lagra själva fakturan, utan även e-postmeddelandet som fakturan bifogades. Detta gör att inspektören kan se att fakturan som du har sparat som PDF- eller Word-fil verkligen är densamma som den som ursprungligen mottogs via e-post. Uppgifterna i informationssystemet, de så kallade härledda uppgifterna, ska kunna spåras tillbaka till källdata. Detta revisionsspår är en viktig förutsättning när det gäller att digitalt lagra administrationen. Du får också be dina kunder om legitimation. Vad som dock inte är tillåtet, enligt GDPR-reglerna, är att denna form av identifiering kopieras och till exempel lagras i en förvaltning. Detta är endast tillåtet i de fall det är obligatoriskt, till exempel när du anställer en anställd, eller när personer behöver bevisa sin identitet för att bli prenumerant på (vissa) av de tjänster du erbjuder.

Det korrekta sättet att hålla en fysisk administration

En faktura eller annan handling som du får med posten på papper, och som ska förvaras, får du faktiskt digitalisera och lagra digitalt enligt skattemyndigheten. Så i huvudsak ersätter du källfilen, som är fakturan på papper, med en digital fil. Detta kallas konvertering. Men kom ihåg att i det här scenariot måste du också behålla den ursprungliga filen, som vi nämnde ovan, under den juridiskt bindande perioden. När du digitaliserar är det några viktiga faktorer du bör informeras om. Företagare digitaliserar ofta genom att skanna fakturor, ta ett foto av dokument eller genom att ha ett digitaliseringsverktyg kopplat till sitt bokföringsprogram, som också kallas 'skanna & känna igen'. Endast genom detta sista sätt att digitalisera, är det möjligt att digitalisera fakturor inte bara enklare, utan också enligt rätt procedur.

I en broschyr om lagringsskyldigheten hänvisar de nederländska skattemyndigheterna till de villkor som en omvandling måste uppfylla. Det är här viktigt att säkerhetsdetaljerna i originaldokumentet inte går förlorade. Det innebär att du alltid sparar pappersfakturor fysiskt (i pappersform) under sju år. Särskilt kontantbetalda kvitton är svåra för skattemyndigheten att kontrollera äktheten. Å andra sidan finns det också exempel på revisionsbyråer som gjort överenskommelser med skattemyndigheten om detta. Till exempel har kontor kollektivt fått tillstånd för alla sina kunder att lagra fysiska fakturor digitalt, så att de inte längre behöver ha något på papper. Det är klokt av dig som företagare att utforska dina möjligheter och eventuellt prata med skattemyndigheten om dina specifika önskemål. De är ofta villiga att vara flexibla och hjälpa dig på vissa sätt, så länge du håller allt rent, öppet och lagligt.

Det rätta sättet att lagra digital data

Det finns flera sätt att lagra digital data på rätt sätt. Den viktigaste förutsättningen är förstås att uppgifterna ska lagras i 7 (eller 10) år. Lagrar du all din data och arbetar på din egen server? Sedan föreskriver den holländska skattelagstiftningen att du måste ha en bra säkerhetskopieringsprocedur, samtidigt som du också måste utföra dessa säkerhetskopieringar konsekvent. Utöver det måste dessa säkerhetskopior lagras på en annan plats, än den plats där den digitala administrationen finns. Du kan till exempel använda en extern hårddisk för detta ändamål. Det är också tillåtet och möjligt att välja en molnlösning för att lagra din data. Visste du att molnbaserad bokföringsprogram har många fördelar, till exempel följande: 

• Du och din bokhållare eller revisor kan komma åt data från vilken enhet som helst
• Dina data förvaras säkert och kan inte gå förlorade eller skadas om en dator eller annan enhet kraschar
• Du kan informera dig själv och styra ditt företag baserat på verklig aktuell data
• Du kan även länka andra program till bokföringsprogramvaran

När du har dessa regler i åtanke är du ganska säker på att lagra din digitala administration på rätt sätt. Vi kommer att beskriva några fler intressanta detaljer om en digital administration längre ner.

Extra villkor och krav gällande digital lagring av filer och data

Har du lagrat data på gammaldags utrustning? Lagringsskyldigheten innebär också att de lagrade uppgifterna ska vara tillgängliga. Så du måste kunna komma åt och öppna originalfilen. Det innebär att till exempel gammal utrustning som gör att du kan komma åt data måste bevaras, om vissa digitala filer bara kan konsulteras på detta sätt. Du kan tänka på gamla lagringsmedia, till exempel en gammal diskett, eller en tidigare Windows-version. Dessutom stödjer de flesta redovisningspaket den så kallade revisionsfilen ekonomiskt. Revisionsfilen är ett utdrag ur huvudboken. Observera dock att det inte räcker att bara behålla revisionsfilen, eftersom den inte inkluderar alla administrativa poster. Tänk dessutom på alla elektroniska kommunikationsmedel, som din kalender, appar och SMS. Alla meddelanden via e-post, WhatsApp, SMS och även Facebook ska behållas så långt de anses falla under kategorin "affärskommunikation". Vid besiktning ska denna information göras tillgänglig i den form besiktningsmannen begär. Denna regel gäller även för att hålla en digital agenda.

Mer om konvertering av pappersfil till digital eller lagringsmedium

Under vissa förutsättningar kan du överföra data från ett lagringsmedium till ett annat. Till exempel skanna ett pappersdokument eller innehållet på en CD-ROM till ett USB-minne. Naturligtvis finns det vissa villkor för att kunna göra detta, som är följande:

• Konverteringen görs korrekt och fullständigt
• Den konverterade informationen är tillgänglig under hela lagringsperioden
• Du kan reproducera data och göra den läsbar och kontrollerbar inom rimlig tid

Om du lyckas inse detta kommer du inte längre att vara skyldig att behålla pappersdokument. Så om du lyckas uppfylla ovan nämnda villkor behöver du inte längre behålla originalhandlingen. Detta kommer att spara tid och utrymme, eftersom du inte behöver någon fysisk administration längre. Så i princip kommer den digitala versionen att ersätta originalet. I princip är konvertering möjlig för alla dokument, med undantag för:

1. Balansräkningen
2. Rapporten om tillgångar och skulder
3. Vissa tullhandlingar.

Utan en fysisk administration kan du faktiskt spara mycket kontorsyta och dig själv massor av extraarbete. Inte mer att leta i gamla arkiv, eller skokartonger i fyllda garderober. När man tittar på den digitala utvecklingen de senaste 10 till 20 åren är det klokt att ta steget till en helt digital förvaltning. Det är nästan omöjligt att någonsin förlora en fil som är lagrad digitalt, speciellt när du använder en molnbaserad lösning. Dessutom är det mycket enklare och snabbare att loopa upp digitala filer. Hjälp även din revisor. Prata med din revisor då och då, och försök lägga upp förvaltningen på ett sådant sätt, att du uppfyller den lagstadgade lagringsskyldigheten. Bokföringsprogram online ger inte bara mer kontrollerbara administrationer. Med välbevakade brandväggar och säkra nycklar lagrar bra bokföringsprogram online automatiskt din administration i molnet. Du kan se det som ett digitalt kassaskåp, på en säker plats, som ingen annan kan komma åt förutom du och din revisor. Eller: skattemyndigheten, när inspektören ska kontrollera dina böcker.

Intercompany Solutions kan informera dig ytterligare om skattelagringsskyldigheten

Som du kan se är det en hel del inblandat med skatteplikten. Det är klokt att alltid hålla dig informerad om den senaste lagstiftningen om ämnet, så att du som företagare vet att du arbetar i enlighet med alla tillämpliga holländska lagar. Din revisor borde faktiskt informera dig om detta, samt om alla möjligheter att följa denna lag på ett korrekt och säkert sätt. Om du inte har en revisor och inte vet hur du ska följa, eller kanske du precis startat ditt eget företag och är ny på sådana ämnen: i alla sådana fall kan du alltid kontakta Intercompany Solutions. Vi kan ge dig omfattande finansiell och skattemässig rådgivning, inklusive det bästa sättet för dig att hålla en korrekt administration. Vi kan även erbjuda stöd och råd när det gäller att betala skatt och upprätta din årliga deklaration. Tveka inte att kontakta oss direkt för mer information.

Källor:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/